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麟威顧問在輔導(dǎo)一家企業(yè)時，看到企業(yè)內(nèi)部有如下的《質(zhì)量月會管理制度》：

進一步了解，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量月會召開的時間長度不可控、會議后沒有相關(guān)的行動支撐，造成沒有會議效果，管理干部存在不想?yún)⒓淤|(zhì)量月會的情緒。那么，如何召開一個高效的會議呢？

什么是會議？

會議就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。、

為什么要開會：

1.集思廣益，頭腦風暴

2.討論問題，產(chǎn)生決策

3.聽取匯報，分配任務(wù)

4.融合意見，達成共識

5.咨詢分享，政策宣傳

6.表彰先進，激勵士氣

會議召開流程：

1.會議前準備：

①明確主題：我們將舉行怎樣的會議，會議的理想結(jié)果是什么，我們可能面臨怎樣的阻力/問題等。

②議程及時長：怎樣順序的討論最可能實現(xiàn)我們的目標，如何盡可能開短會；能開短會就不開長會，時間是一種很寶貴的成本。

③參會人：會議人數(shù)并不是越多越好。可參加可不參加的人，不參加。誰是決策或會議目標的關(guān)鍵利益相關(guān)方，你希望關(guān)鍵人員在會上擔任什么角色。參會各方不能隨便派人聽聽會、走過場。派來的人要能拍板，能定意見，參會不是代表個人，是要代表部門參會，不能當涉及相關(guān)問題時不清楚。（表彰先進，激勵士氣的會議除外）

④資料準備：哪些信息與會人員需要確保在會前充分了解，你希望與會人員在會前準備哪些內(nèi)容。

⑤主持人及時間地點：主持人需有一定控制會議的能力（權(quán)力），時間地點選擇適當。

2.會議中控制：

①議程控制：按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)控制時間與方向，按時開始，按時結(jié)束；將未解決的問題，開進“停車場”；一個議題討論基本成型之后，主持人要迅速總結(jié)，并迅速將會議導(dǎo)入下一個階段；及時糾正跑題，制止開小會；

②監(jiān)視會議成果：時刻檢視會議是否在為既定的目標服務(wù)；每一項議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時整理，形成記錄；會議結(jié)束之前，回顧會議議程，看是否主要問題都得到了解決；對于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責任人和完成時間。

3.會議后追蹤

①會議紀要：會議結(jié)束，迅速形成會議紀要，請會議主席批準、下發(fā)；非常重要的會議紀要在分發(fā)給與會者的同時讓相關(guān)責任人簽字確認；

②停車場問題追蹤：對于會上沒有解決的問題，找到原因，組織新的會議解決；

③行動追蹤：追蹤會議紀要記錄的行動結(jié)果及對應(yīng)目標的改善結(jié)果；

④標準化：將有效的行動固化到日常管理工作中

⑤持續(xù)改善：總結(jié)會議成功或失敗的經(jīng)驗、教訓，持續(xù)改進

高效會議的關(guān)鍵點：

1.給會議做減法：精益理念告訴我們，不產(chǎn)生價值或雖然產(chǎn)生價值但超過絕對最少的資源投入的都是浪費，所以，我們應(yīng)該有意注意強調(diào)“少開會，開短會，開管用的會”，至少包含減少會議次數(shù)、減少會議時長、減少參會人員；

2.做好充分的會議準備：與會人員要提前看材料并做好準備，不能進了會議室才開始思考。提前發(fā)給大家相關(guān)會議資料不僅節(jié)約了現(xiàn)場臨時學習的時間，而且也有助于更充分地理解。因為有的人是視覺型的（看書面資料更有助于理解），有的人是聽覺型的（聽更有助于理解）；

3.避免發(fā)言超時：①發(fā)言人應(yīng)學會簡潔溝通，建議管理者們向《新聞聯(lián)播》學習，每次都有這樣兩句話“這次節(jié)目的主要內(nèi)容有”“下面請看詳細內(nèi)容”。因此，我們要學會先說要點，后說詳細內(nèi)容。豐田有條不成文的規(guī)定：員工在交流時必須使用簡明扼要的語言，盡量采用圖表、表格等形式，讓每一位員工，哪怕是剛來的實習生都能很快看懂。②主持人應(yīng)學會控場技巧，主持人要果斷提醒，掌控議程，絕不能聽之任之，讓時間無限延后。當然也可以通過臺上設(shè)置鬧鐘或其他電子倒計時工具、臺下舉牌提醒、逐漸靠近發(fā)言者提醒等方式。谷歌的會議中，一般都會在墻上投影一個巨大的計時器，給特定的會議或者議題做倒計時，提示發(fā)言者“您的發(fā)言離結(jié)束還剩 1 分鐘”。

4.逐級開會：不同難度的問題應(yīng)在不同層級的會議上進行討論解決，會議應(yīng)該環(huán)環(huán)相扣，用恰當?shù)膯栴}解決機制解決問題。

組織保證：

1.應(yīng)以主持人為會議的控制者，而不是當次會議的職位最高的參會者；

2.形成行動計劃的會議紀要可以進一步與領(lǐng)導(dǎo)討論資源需求，確保計劃的可執(zhí)行性；

3.“停車場”中的待討論事項需由職位最高者確認專項討論的時間與參與人、主持人。

怎么樣，按照現(xiàn)在的理解，我們能開一個有效果、達成預(yù)設(shè)目的、創(chuàng)造價值的規(guī)范會議了嗎？